Kassenbuch & Kassenführung: Was ist neu? (Teil 2)

Wie im ersten Teil unserer Mini-Serie zu den Neuerungen bezüglich Kassenbuch und Kassenführung besprochen, gelten viele Betriebe der Gastronomie und des Tourismus als „bargeldintensive“ Unternehmen. In diese Kategorie fallen auch zahlreiche Seminarhäuser, Tagungshotels und andere Häuser des Seminar- und Gruppentourismus. Obwohl viele bereits auf elektronische Kassensysteme („Registrierkassen“ mit kompletter Datenhaltung) umgestellt haben, gibt es noch eine ganze Menge Hausbetreiber, die für Bargeldeinnahmen so genannte handschriftliche Kassen nutzen. Solch eine auch als offene Ladenkasse bezeichnete Kasse älterer Bauart verfügt nicht über die nötige Technik, um Daten tatsächlich vorzuhalten bzw. Abrechnungen zu erstellen. Bei klassischen Registrierkassen mit Journal- und Bon-Rolle aus Papier lassen sich lediglich Summen aufaddieren und ausgeben.

Ladenkasse statt modernes Kassensystem – Was ist zu tun?

Wie beschrieben, besteht für Unternehmer mit dieser Technik noch keine Pflicht, auf elektronische Kassensysteme umzustellen, jedoch müssen auch sie in puncto Dokumentation und Archivierung den neuen, verschärften Anforderungen der Finanzbehörden genügen. In diesem Artikel haben wir die wichtigsten Infos zu Dokumentationsgrundsätzen und Aufbewahrungspflichten bei der Nutzung solcher, auch als offene Kasse oder Ladenkasse bezeichneten, Systeme zusammengestellt.

offene Ladenkasse
offene Ladenkasse

Wer trägt die Verantwortung für Dokumentation und Archivierung?

Generell gilt für Unternehmen jeder Größenordnung: Die Verantwortung für die ordnungsgemäße Dokumentation und auch für Archivierung (10-jährige Aufbewahrungsfrist der Daten) liegt allein beim Unternehmer.
Entsprechend der Ordnungsvorschriften des § 147 Abgabenordnung (AO), die die für den Beweiszweck der Buchführung unerlässliche Aufbewahrung von Buchführungsunterlagen regelt, ist der Unternehmer verpflichtet, folgende Nachweise zu führen:

  • handschriftliches Kassenbuch
  • Zählprotokoll
  • Einzelbelege und Einzelquittungen
  • gegebenenfalls Kassenbericht

Optional sollten auch Preislisten, Unterlagen über Rabatt- und Sonderaktionen sowie Speisekarten aufbewahrt werden. Auch Wegwurflisten nicht mehr verkaufsfähiger Lebensmittel und Verschrottungslisten hebt man besser auf. Dasselbe gilt für ausgestellte Bewirtungsbelege. Schließlich ist es empfehlenswert, auch Reservierungs- und Terminkalender sowie Schichtpläne aufzuheben, um bei Beanstandungen Rückschlüsse auf die tatsächlichen Verhältnisse ableiten zu können.

Das handschriftliche Kassenbuch

Das Kassenbuch ist die Basis der Dokumentation. Es weist den jeweiligen Bargeldtagesanfangsbestand und Tagesendbestand aus und dient zur chronologischen Erfassung aller Bargeldbewegungen pro Tag. Um die Kassensturzfähigkeit zu gewährleisten, ist das Kassenbuch täglich zu führen. Nur in Ausnahmefällen darf es am nächsten Tag geführt werden. Dies ist umso notwendiger, da ab 2018 vom Finanzamt eingesetzte Kassenprüfer ohne Ankündigung Kassenprüfungen hinsichtlich der Vollständigkeit der Kassenaufzeichnung und der Kassensturzfähigkeit durchführen können. Bei Nichteinhaltung der Richtlinien drohen empfindliche Strafen.

Folgende Geschäftsvorfälle werden im Kassenbuch erfasst:

  • alle Einzelbareinnahmen oder Summe der Tagesbareinnahmen gemäß lt. Kassenbericht (sofern nicht als Kleinunternehmer tätig, sind die Einnahmen getrennt nach Umsatzsteuer aufzuführen)
  • sämtliche getätigten Barbetriebsausgaben des jeweiligen Tages
  • Privateinlagen und Privatentnahmen des Tages (dazu ist jeweils ein Eigenbeleg zu erstellen)
  • abgehender Geldtransit des Tages (Kassenentnahme zur Einzahlung auf das betriebliche Geschäftskonto
  • eingehender Geldtransit des Tages (Kasseneinzahlungen aus vorheriger Abhebung vom Geschäftskonto)

Kassenbücher gibt es als Vorlagen in unterschiedlicher Ausführung. Es ist allerdings nicht zwingend vorgeschrieben, eine Vorlage zu nutzen, jedoch gilt folgender Grundsatz: Jede Aufzeichnung im Kassenbuch muss klar verständlich und nachvollziehbar sein.

Wichtig! Ein Formular aus einer Tabellenkalkulation (bspw. Excel-Tabelle) ist nicht zulässig, da dieses jederzeit änderbar ist.

Das Kassenzählprotokoll

Neben dem Kassenbuch ist das Kassenzählprotokoll das wichtigste Element für eine ordnungsgemäße Kassenbuchführung. Der Kassenbestand muss täglich erfasst und durch ein Zählprotokoll dokumentiert werden. Dabei in Stückelung, also der Anzahl der jeweiligen Scheine und Münzen zu erfassen. Eine rein rechnerische Kassenbestandsermittlung ohne physische Geldzählung ist nicht erlaubt.

Tipp vom Steuerfachmann: Versierte Steuerberater empfehlen ihren Klienten, das Zählprotokoll nicht selbst zu erstellen, sondern einen Mitarbeiter mit der Erfassung der Bargeldbestände zu beauftragen. Der Hintergrund besteht darin, dass dieser Drittbeweis nur schwer vom Finanzamt anfechtbar ist.

Einzelbelege und Einzelquittungen

Seit dem 01.01.2017 gilt neben der Pflicht zum Führen eines Kassenbuchs auch für handschriftliche Kassen die Pflicht zur Einzelaufzeichnung. Das heißt, für jede Bargeldbewegung muss ein fortlaufend nummerierter Beleg vorhanden sein. Zu jedem Geldeingang und Geldausgang, jeder Privatentnahme und Privateinlage muss es einen separaten Beleg geben. (Einzelaufzeichnungspflicht). Es können fertige Quittungsblöcke genutzt werden, doch müssen die Quittungen mit fortlaufenden Nummern und Name und Anschrift des Geschäftspartners und Inhalt des Geschäfts erfasst werden. Dies bedeutet in der Praxis einen hohen Mehraufwand. Eine Einzelaufzeichnung der Betriebsbareinnahmen im Einzelhandel ist aber unzumutbar, wenn Waren von geringem Wert an eine unbestimmte Vielzahl nicht bekannter und auch nicht feststellbarer Personen verkauft werden. Daher ist sie beispielsweise beim Einzelverkauf von Speisen und Getränken nicht erforderlich.

Auch hier gilt, dass händische Kassenaufzeichnungen in Excel infolge der Abänderbarkeit der Kasseneintragung grundsätzlich nicht vom Finanzamt akzeptiert werden.

Fazit: Es lohnt sich für jeden Unternehmer, der in seinem Geschäftsbereich mit Bargeldeinnahmen umgehen muss, ob seine Kassenführung mit den neuen Richtlinien konform geht. Schnell kann eine nicht ordnungsgemäße Kasse die Ordnungsmäßigkeit der gesamten Buchhaltung infizieren und zu Steuerprüfungen Anlass geben. Im Ernstfall kann dies nicht nur ein Steuerstrafverfahren gegen die verantwortlichen Inhaber oder Geschäftsführer nach sich ziehen, sondern sogar existenzgefährdend sein.

Bildquelle: Pexels.com

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