Kassenbuch und Kassenführung: Was ist neu? (Teil 1)

Seit dem 1. Januar 2017 gibt es einige neue und verschärfte Anforderungen in Bezug auf die Kassenführung und die Nutzung eines Kassenbuches in Unternehmen. Insbesondere rücken „bargeldintensive“ Unternehmen in den Fokus der Finanzämter und müssen ab 2017 mit verschärften Prüfungen ihrer Kassensysteme und Kassenbücher rechnen.

Bargeldintensive Unternehmen sind nach Ansicht der Finanzverwaltung diejenigen Firmen, bei denen mehr als 10 Prozent aller Erlöse in bar vereinnahmt werden. Dazu zählen neben Einzelhändlern, wie Bäcker, Fleischer, Marktstand- oder Tankstellenbetreiber auch Friseure oder Gastronomen. Ab 2018 werden von den Finanzbehörden so genannte Kassenprüfer eingesetzt. Diese überzeugen sich bei Spontanbesuchen (unangekündigte Kassen-Nachschau), ob die Kassenbuchführung des jeweiligen Unternehmens den neuen Anforderungen genügt. Danach müssen alle Einzeldaten während der gesetzlichen Archivierungsfrist von 10 Jahren

  • jederzeit verfügbar
  • unverzüglich lesbar
  • maschinell auswertbar

erfasst und aufbewahrt werden. Die Regeln gelten sowohl für moderne elektronische bzw. PC-Kassensysteme als auch für die klassische „offene Ladenkasse“.

Registrierkasse
Registrierkasse

Um geschätzte Steuerzuschläge und empfindliche Geldstrafen bis 25.000 Euro wegen Nichteinhaltung der Vorschriften zu vermeiden, sollten alle Unternehmen einen Kassencheck vornehmen. Dabei gibt es einige Fragen, die immer wieder auftauchen und teilweise zu Irritationen führten. In einer zweiteiligen Beitragsreihe wollen wir wichtige Details beleuchten und Infos zu den Neuregelungen geben. Der erste Teil befasst sich mit dem Thema Dokumentations- und Aufbewahrungsgrundsätze beim Einsatz elektronischer Registrierkassen und computergeschützter Kassensysteme. Im zweiten Teil geht es dann um die Handhabung so genannter offener Kassen oder Schubladenkassen.

Sind nun elektronische Kassen Pflicht?

Nein! Der Gesetzgeber hat zwar festgelegt, dass Kasseneinnahmen und -ausgaben täglich zu erfassen sind, doch mit welchem Kassensystem dies zu erfolgen hat, ist nicht zwingend vorgeschrieben. Zulässig sind weiterhin:

  • elektronische Registrierkassen
  • computergestützte Kassensysteme
  • offene Ladenkassen („offene Kasse“ bzw. „Schubladenkasse“)

Dokumentation und Aufzeichnungsregeln für elektronische Kassen

In der Regel erfolgt die Aufzeichnung mittels elektronischer Registrierkasse. Nach der Definition der elektronischen Kassenführung aus dem Jahre 2010 sowie der 2014 aktualisierten Grundsätze einer ordnungsgemäßen Buchführung und des Datenzugriffs (GoBD) gilt jedoch, dass alle Einzeldaten während der Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren entsprechend den oben genannten Richtlinien zur Verfügbarkeit, unverzüglichen Lesbarkeit und maschinellen Auswertbarkeit aufbewahrt werden.
Dieses Merkblatt der Oberfinanzdirektion zur ordnungsgemäßen Kassenführung informiert über die Details. Aufzuzeichnen sind dabei:

  • Tagesendsummenbon (Z-Bon)
  • sämtliche Einzelpositionen
  • Stornobuchungen und Retouren
  • Zahlungswege wie Cash, EC- oder Kreditkarte, Rechnungskauf
  • alle weiteren Auswertungen

Zusätzlich sind zu speichern und abrufbar aufzubewahren:

  • Bedienungs- und Programmieranleitung für die Kasse
  • Änderungsprotokolle
  • Einrichtungsprotokolle über Verkäufer-, Kellner- und Trainingsspeicher
  • weitere Anweisungen zur Kassenprogrammierung

Eine Verdichtung der Daten und die Aufbewahrung von Kassendaten elektronischer Kassen nur in ausgedruckter Form ist dabei nicht zulässig.

Zudem tritt ab 2020 das Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen in Kraft. Danach müssen alle neu angeschafften elektronischen Kassensysteme über eine technische Sicherheitseinrichtung verfügen, die sämtliche Eingaben in das System ab dem ersten Tastendruck unveränderlich und verschlüsselt erfasst. Bestehende Aufzeichnungssysteme müssen durch eine zertifizierte Sicherheitseinrichtung geschützt werden, damit das Manipulieren von Umsätzen nicht mehr möglich ist. Für Unternehmen, die nicht nachrüstungsfähige Kassensysteme nutzen, gilt eine Übergangsfrist bis Ende 2022.

Wichtig zu wissen: Für alle Unternehmen gilt: Die Ausgabe des Kassenbons an jeden Kunden ist Pflicht. Allerdings können sich beispielsweise Händler mit Verkaufsständen auf Volksfesten und Wochenmärkten auf Antrag beim Finanzamt von der Belegausgabepflicht befreien lassen.

Welche Regelungen für Händler und Unternehmen gelten, die keine elektronischen oder PC-gestützten Kassensystem, sondern handschriftliche Kassen nutzen, erfahren Sie im zweiten Teil dieser Reihe.

Bildquelle: Pixabay.com

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